Registrar un cliente en el programa de colaboradores: qué guardar y cómo tratar un duplicado
Qué registrar al derivar a un comprador: consentimiento, contacto, origen y necesidades. Cómo confirmar la aceptación y aclarar contactos anteriores sin inventar garantías.
"Ya envié ese número" y "el cliente ya estaba en la base de datos" pueden ser ciertos a la vez. Para no resolverlo de memoria, defina previamente qué actuación acredita el origen de la solicitud y qué reglas se aplican al contacto anterior.
Qué datos necesita para la primera solicitud
| Dato | Qué ayuda a establecer |
|---|---|
| Consentimiento del comprador | Si están autorizados la presentación y el envío de los datos necesarios |
| Fecha y origen | Cuándo llegó la solicitud y de qué colaborador |
| Contacto | Cómo contactar con el cliente y comprobar si coincide con una solicitud anterior |
| Objetivo y presupuesto | Qué necesita el comprador en este momento |
| Historial de búsqueda | Si el cliente ya habló con la empresa y qué inmuebles se trataron |
| Siguiente paso | Qué conversación, visita o aclaración se ha acordado |
Es una lista de datos útiles, no una relación confirmada de campos obligatorios del CRM. Consulte los requisitos actuales del área privada. La primera solicitud no requiere copias del pasaporte, documentos bancarios ni datos ajenos a la búsqueda.
Qué preguntar sobre contactos anteriores
Pida que le expliquen qué se considera duplicado: el mismo contacto, un comprador con el que se trabaja actualmente o cualquier registro antiguo. Aclare si cuentan la fecha de la última conversación, otro proyecto y una nueva solicitud. No suponga que todas las agencias aplican la regla de "la comisión es para quien registra primero el número".
Si el comprador le ha dicho que ya contactó con IBG, indíquelo en la descripción. Cambiar el nombre o usar otro teléfono no resuelve el reconocimiento de la derivación y dificulta reconstruir el historial.
Cómo obtener una confirmación clara
Después de introducir la solicitud, compruébela en el área privada. Si no están claras las reglas de reconocimiento o la aceptación, pida al responsable que las confirme para esa derivación. Guarde la respuesta junto con las condiciones de colaboración.
Ejemplo de pregunta para acordar las condiciones:
"El cliente me ha indicado que antes se interesó por otro proyecto. Confirmen, por favor, si se acepta mi solicitud actual, cómo se reconocerá mi derivación y qué condiciones se aplican si cambia de proyecto o realiza otra compra".
Es un ejemplo de mensaje, no una promesa de decisión favorable sobre un duplicado.
Por qué una nueva compra necesita una regla propia
En el caso de Pattaya un cliente compró dos inmuebles por un total de 15,3 millones de THB; la fuente informa de una comisión de 10.000 USD para el colaborador. La historia muestra la importancia de las compras posteriores, pero no establece un plazo universal de reconocimiento de la derivación.
Antes de derivar al cliente, averigüe si su acuerdo cubre otros inmuebles que compre después, cuánto dura esa condición y qué ocurre si interviene otro colaborador. La respuesta a un caso no puede tomarse como regla del programa.
Preguntas y respuestas
¿La ficha garantiza automáticamente la remuneración?
No. Ayuda a documentar la solicitud. El derecho a comisión, su importe y las condiciones de pago dependen de los términos acordados.
¿Hay que enviar todo el historial de conversaciones?
Facilite el contexto relevante: las necesidades, el historial de búsqueda y lo acordado para el siguiente paso. No añada datos personales innecesarios ni contactos de terceros.
¿Qué hacer si se detecta un duplicado?
Pida que le expliquen la decisión según las reglas vigentes y la solicitud actual. No intente evitar la revisión creando otra ficha. Si hay desacuerdo, conserve fechas y confirmaciones y siga el procedimiento previsto para tratar la disputa.
Fuentes y metodología
Equipo editorial de IBG Property. Este artículo ayuda a preparar preguntas sobre el reconocimiento de las derivaciones; no publica el reglamento completo para revisar duplicados ni sustituye al acuerdo.
Revise las reglas antes de facilitar el contacto
Cree una cuenta gratuita y aclare cómo se reconoce la derivación del cliente. Añada una solicitud real después de obtener el consentimiento del comprador y comentar las condiciones.